L’infolettre : une alliée de taille pour le développement de vos affaires!
L’un de vos plus grands défis en tant qu’entrepreneur est de vous assurer que, lorsque l’un de vos contacts a besoin d’un service ou d’un produit que vous offrez, cette personne pense immédiatement à vous. Mais comment faire pour rester en communication avec les personnes de votre réseau? Il est important d’avoir une stratégie en place pour rappeler votre existence à vos contacts, mais aussi pour continuer à développer votre réseau.
Parmi les outils de communication à envisager dans votre stratégie, l’infolettre peut être une alliée de taille pour le développement de vos affaires, car elle offre plusieurs avantages en plus d’être abordable. Par contre, pour l’exploiter à son plein potentiel, Il faut avoir un bon plan de publication, créer des contenus judicieux, utiliser les bons outils et être rigoureux!
Voici l’infolettre démystifiée en 5 points :
1. Pourquoi devriez-vous faire une infolettre et quels bénéfices pouvez-vous en retirer?
Une infolettre (aussi appelée bulletin électronique ou newsletter) est une lettre d’information électronique envoyée périodiquement par courriel à une liste de diffusion composée de personnes qui y sont abonnées. Pour les entreprises et les organisations, il y a plusieurs avantages à publier des infolettres :
- Rappeler périodiquement l’existence de votre entreprise à vos contacts
- Promouvoir et contrôler l’identité visuelle de votre organisation
- Informer sur vos nouveaux produits ou services
- Publiciser une promotion ou un concours (Noël, Fête des mères, etc.)
- Partager des conseils propres à votre domaine pour renforcer votre notoriété
- Partager de l’information pour vous positionner comme un expert dans votre domaine
- Contrôler le contenu selon le public ciblé
- Générer du trafic sur votre site Web
- Améliorer la visibilité de vos pages sur les réseaux sociaux
- Etc.
2. Comment faire pour déterminer le contenu de vos infolettres?
Avant de créer techniquement l’infolettre elle-même, il est important d’établir un plan de publication annuel qui découle d’une stratégie bien définie. Entre autres, le fait de déterminer précisément les clientèles que vous voulez cibler, les produits et les services que vous désirez mettre en avant-plan et les actions que vous désirez provoquer de la part des destinataires vous aiguillera sur les sujets à privilégier. Cela vous permettra également de connaître à l’avance les dates auxquelles vous devez préparer vos contenus et les sujets qui seront abordés, d’effectuer des recherches, de faire corriger vos textes, de préparer vos images, etc. Votre défi est de rédiger des contenus qui seront efficaces, sans faute et susceptibles d’intéresser vos destinataires en répondant à des questions qu’ils se posent. Pour que votre infolettre soit lue, elle doit leur proposer du contenu original, pertinent et d’actualité.
Design graphique et mise en pages de l’infolettre
En premier lieu, l’infolettre doit projeter l’image de votre organisation, pour que le destinataire reconnaisse au premier coup d’œil que vous en êtes l’expéditeur. Ce principe doit aussi être respecté dans les formulaires utilisés lors des processus d’abonnement et de désabonnement. Tous ces éléments influencent la perception que les destinataires auront de votre entreprise.
Le design graphique de votre infolettre doit respecter les règles de la communication visuelle. La position des éléments qui composent la structure de l’infolettre, telles que l’entête, la mise en pages, les images et les coordonnées, doivent être déterminés et respectés dans les futures campagnes. Certains éléments seront fixes et certaines zones de la mise en pages, comme la zone de contenu principal, présenteront des éléments variables.
Contenu textuel et visuel de base
Voici une liste des éléments de base à inclure dans vos infolettres :
- Titre de l’infolettre
- Date : jour, mois, année (selon votre plan)
- Possibilité d’affichage dans un navigateur (lien URL)
- Entête présentant votre infolettre
- Logo ou signature corporative de votre entreprise
- Article et image de parution (contenu principal) : texte complet ou introduction avec lien vers l’article complet sur votre site Web
- Liens vers vos pages sur les réseaux sociaux
- Énoncé « Tous droits réservés » avec le nom de votre entreprise
- Coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone, courriel, site Web
- Mécanisme de désabonnement : texte et lien
Un petit plus : Pour plus d’impact, pourquoi ne pas ajouter des liens vers vos textes précédents, rappeler votre énoncé de services ou encore présenter un produit, un projet ou une promotion vedette?
3. Quel est le moment idéal et la meilleure fréquence pour l’envoi des campagnes?
Il n’y a pas de recette miracle : la journée et l’heure de la publication sont déterminées selon le moment propice où vos clientèles cibles sont les plus susceptibles d’être rejoints. C’est pour cette raison qu’il est primordial d’avoir une stratégie au départ. Les logiciels d’envois d’infolettres proposent des statistiques qui pourront vous renseigner et, en les analysant, vous permettront d’ajuster le tir.
Concernant la fréquence des envois, il vaut mieux démarrer en faisant des campagnes moins fréquemment pour s’assurer de respecter votre plan. Il est primordial que le contenu créé soit pertinent; pour ce faire, il faut y investir le temps nécessaire. Vous pourrez toujours augmenter la cadence plus tard. Nous conseillons de commencer par publier un minimum de 4 infolettres annuellement pour en arriver graduellement à une par mois.
4. La fameuse loi C-28 : dans les faits comment l’appliquer?
Le 1er juillet 2014 entrait en vigueur la Loi canadienne antipourriel qui régit l’envoi de messages électroniques de nature commerciale ou promotionnelle. Il est entendu par messages électroniques des messages envoyés à des adresses électroniques (donc les infolettres). Dans les faits, il est important de savoir comment cette loi détermine qui peut faire partie de vos listes de diffusion et quelles informations vous devez obligatoirement inclure dans vos infolettres.
Qui peut faire partie de vos listes de diffusion?
- Les personnes avec qui vous avez « des liens familiaux ou personnels ».
- Les personnes dont vous avez obtenu un consentement exprès. Le consentement exprès est obtenu lorsqu’une personne a clairement accepté de recevoir vos messages électroniques commerciaux (de vive voix ou par écrit). La validité n’est pas limitée dans le temps, mais prend fin lorsque le destinataire retire son consentement.
- Les personnes dont vous avez obtenu un consentement tacite pour une période de 36 mois à compte du 1er juillet 2014. Le consentement tacite est généralement valide pendant les deux ans suivant l’évènement qui a engendré la relation. Il peut prendre les formes suivantes :
– Relation d’affaires en cours : Le destinataire a, auprès de vous, effectué un achat ou une location d’un bien ou d’un service, conclu un contrat écrit ou accepté une possibilité d’affaires ou s’en est informé.
– L’adresse courriel du destinataire a été publiée bien en vue ou vous a été communiquée: l’adresse courriel a été divulguée sans aucune restriction et votre message est pertinent pour le destinataire. - Par exemple, les gens qui vous donnent leur carte professionnelle.
À noter qu’il existe des nuances à la Loi concernant les associations et les organismes bénévoles. Pour plus d’information : Loi canadienne antipourriel
Que devez-vous inclure dans vos infolettres en vertu de la Loi C-28?
Voici les renseignements qui doivent être clairement indiqués dans vos infolettres :
- Le nom de l’expéditeur : indiquer le nom de votre entreprise s’il diffère de votre propre nom, sinon, indiquez votre nom.
- Les coordonnées de l’expéditeur : indiquer votre adresse postale, ainsi que l’un des renseignements suivants : numéro de téléphone permettant de communiquer avec vous, adresse courriel ou adresse Web vous appartenant. Ces renseignements doivent être exacts et valides pendant au moins 60 jours après l’envoi du message.
- Un mécanisme de désabonnement : inclure un mécanisme de désabonnement simple, rapide et facile d’utilisation.
5. Que devez-vous utiliser pour créer et envoyer vos infolettres?
Nous vous suggérons fortement d’utiliser des applications spécialisées en ligne pour l’envoi de vos infolettres. Plusieurs logiciels existent sur le marché tels que Mailchimp (que nous utilisons!), Cyberimpact, Courrielleur, etc.
Ces applications permettent d’éviter que les envois massifs de courriels depuis votre logiciel de messagerie ne soient traités comme du pourriel (« spam »), offrent les formulaires nécessaires à l’obtention des consentements exprès et à la mise en place des mécanismes automatiques de désabonnement. Assurez-vous que votre choix s’arrête sur un logiciel qui est en conformité avec la Loi C-28, propose des statistiques, est optimisé pour les appareils mobiles et permet une intégration sur votre site Web ou sur Facebook. N’hésitez pas à demander de l’aide et des conseils auprès de spécialistes.
L’important pour avoir des résultats avec vos campagnes d’infolettres : avoir un plan de publication et, surtout, l’appliquer!
Que vous vouliez définir ou renforcer la position de votre entreprise sur le marché, vous démarquer de vos compétiteurs ou vous positionner comme un expert dans votre domaine d’activité, il n’est jamais trop tard pour planifier une stratégie d’envoi d’infolettres. Il s’agit de bien définir vos objectifs, le temps que vous avez à investir et d’avoir un plan réaliste et surtout réalisable dans le temps!
Pour obtenir de l’aide et des conseils pour définir la stratégie et le plan de publication de vos campagnes d’infolettres, le design visuel de votre modèle ou encore rédiger et corriger votre contenu textuel, n’hésitez surtout pas à communiquer avec nous!
Documents à consulter pour plus d’information :
- Loi canadienne antipourriel
- 4 conseils pour communiquer électroniquement avec vos clients
- Consentement exprès vs consentement tacite
- Mon consentement exprès actuel est-il valide?
- Sachez quelles sont vos responsabilités lorsque vous gérez le consentement
- Renseignements à inclure dans un message électronique commercial (MEC)
- Exemption relative aux liens personnels