L’ABC de la mise en pages d’un document

Que vous travailliez pour une entreprise, une association ou un gouvernement, il se peut que vous ayez à réaliser des documents tels que : rapports annuels, magazines, planifications stratégiques, brochures, catalogues, livres, cahiers de formation, etc. Ces documents nécessitent une mise en pages structurée et soignée qui garantira que l’information qu’ils contiennent est présentée de belle façon et agréable à lire. Pour arriver à un bon résultat, il faut veiller à respecter et à suivre certaines règles avant de remettre votre texte au graphiste qui réalisera la mise en pages définitive de votre document.

Dans cet article, nous vous présentons les principales règles à suivre lors de la réalisation de la mise en pages d’un document, ainsi que de l’information pour vous aider à choisir le logiciel approprié à votre projet.

 

A. Analyser la structure du contenu

Les textes

Le contenu textuel de votre document doit être bien structuré pour permettre au lecteur de bien comprendre l’information donnée. Les textes doivent apparaître dans un ordre logique et selon une structure bien définie. Voici la liste des éléments structurels qui composent généralement un document, ainsi que l’ordre recommandé de leur présentation :

 

 

 

• Couverture 1 (dessus) : titre, date, logo de l’éditeur
• Couverture 2 (verso de la couverture 1) : page souvent oubliée, mais indispensable
• Page de garde : répétition simplifiée de la couverture 1 (plus souvent utilisée dans les documents avec une couverture cartonnée)
• Page du bloc-générique : rédacteur ou équipe de réalisation, consultants, révision linguistique, conception graphique, coordonnées, dépôt légal, notice de droit d’auteur, etc. (cette page peut se retrouver en couverture 2 si le document ne nécessite pas de page de garde)
• Mots de présentation : avec photos et signatures
• Table des matières
• Chapitre 1 : joue souvent le rôle d’introduction
• Chapitres 2, 3 et suivants
• Annexes : section qui complète un document où sont réunis des commentaires, des tableaux, des figures, des notes, etc., qui ont été regroupés à part pour en faciliter la consultation
• Notes : si les notes sont regroupées à la fin du document (notes de fin); par contre, elles peuvent aussi être à la fin de chaque chapitre (notes de fin de chapitre), ou tout simplement au bas des pages pertinentes (notes de bas de page). Chaque note doit être signalée dans votre texte par une marque d’appel de note (numérotation)
• Liste des abréviations utilisées
• Références bibliographiques
• Index : liste, alphabétique ou thématique, des sujets traités, des noms, des rubriques, placée à la fin d’un document
• Couverture 3 (recto de la couverture 4) : renseignements sur le support papier utilisé (logo recyclé avec %, Écologo, BioGaz, etc.)
• Couverture 4 (arrière) : rappel du logo, coordonnées si non mentionnées au bloc-générique, symbole recyclé (si pertinent et non placé en couverture 3)

 

Les images

Lorsque des images (figures, graphiques, tableaux, photographies) sont présentées dans votre document, certains renseignements d’identification sont essentiels. Chaque figure, graphique ou tableau doit comporter un titre et être numéroté pour en faciliter la référence. Chaque photographie doit comprendre une légende et une mention d’attribution (source). Si elle est utilisée en couverture, la légende et l’attribution peuvent être indiquées dans le bloc-générique. Vous devez veiller à obtenir les autorisations nécessaires pour utiliser une image donnée et à en payer les droits.

 

B. Bonifier les éléments de mise en pages

En plus de l’information que contient votre document, il est important de respecter certains principes de mise en pages pour en bonifier la présentation.

• En-tête : rappeler le titre du document pour signer chacune des pages
• Pied de page : ajouter la pagination et rappeler le titre du document si non mentionné en en-tête
• Styles de texte : définir le style de chaque niveau de texte : Titre 1, Titre 2, Titre 3, Texte courant, Puces… Chaque style doit être visuellement lié à son niveau de lecture; par exemple, le style Titre 1 doit ressortir davantage que le Titre 2.
• Typographie : Choisir un maximum de deux polices pour l’ensemble du document.
• Alignements : Attribuer l’alignement qui convient le mieux à chacun des styles de texte en vous assurant d’uniformiser leur utilisation. L’alignement en drapeau à gauche assure une densité homogène du texte en ne créant pas d’espacement inégal entre les mots. L’alignement justifié (en alinéa ou au carré) donne des lignes de largeur fixe et traite davantage les textes sous forme de blocs.
• Couleurs : Choisir une couleur avec suffisamment de contraste pour les titres et privilégier le noir ou le gris foncé pour le texte courant. Si votre document comporte plusieurs chapitres, vous pouvez utiliser des couleurs particulières à chacun afin de les distinguer visuellement.

 

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Astuces

• Page séparatrice : l’utilisation de pages séparatrices entre les chapitres permet de mieux structurer le document visuellement.
• Pagination: la manière la plus facile de procéder pour paginer un document est de commencer la pagination avec la couverture 1.
• Début de chapitre : commencer les chapitres sur une page de droite.
• Zone de repos : veiller à ne pas surcharger vos pages. Une mise en pages aérée met votre texte en valeur.
• Filets, bordures et encadrés : utiliser ces éléments pour attirer l’œil sur une portion de texte et le mettre en valeur. Il faut les utiliser judicieusement et avec modération pour ne pas alourdir la mise en pages.

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C. Choisir le bon logiciel de mise en pages :
InDesign, QuarkXPress ou Word?

Tout d’abord, il est important de comprendre les différences entre ces logiciels, qui sont de deux types :

• Office Word : logiciel conçu pour le traitement de texte. Il permet de mettre en forme et en pages du texte s’étalant sur plusieurs pages et d’y ajouter des images. Les documents produits peuvent facilement s’imprimer sur une imprimante de bureau et être enregistrés au format PDF pour la lecture à l’écran.
• Indesign et QuarkXPress : logiciels professionnels d’édition spécialement conçus pour le graphisme de pages. Ils sont orientés vers la création graphique et ils sont parfaitement adaptés à la mise en pages de documents d’une ou de plusieurs pages. Ces logiciels permettent la mise en place de toutes les spécifications nécessaires à la création de fichiers PDF; les documents produits sont donc prêts à l’impression, sur presse ou numérique, ainsi que pour la lecture à l’écran.

 

Voici un tableau comparatif qui résume les principales différences entre ces logiciels lorsque la mise en pages définitive de votre document est réalisée par votre graphiste :

	Logiciels professionnels d’édition (InDesign, QuarkXPress)	Logiciel de traitement de texte (Office Word)
Conception graphique	Parfaitement adapté pour une conception graphique recherchée.	Exige des prouesses techniques pour arriver à un concept graphique recherché.
Mise en pages	Parfaitement adapté.	Exige une connaissance approfondie du logiciel pour la réalisation de documents complexes.
Couleurs	Gère les couleurs en fonction de tous les types d’impression.	Mode couleur RGB seulement. Aucun contrôle sur les résultats à l’impression.
Résolution d’images	Permet le contrôle de la résolution.	Aucun contrôle.
Typographie	Permet l’utilisation d’un grand nombre de polices de caractère.	Limité aux polices de base du PC pour garantir que le document sera compatible avec votre système.
Impression	> Permet l’ajout de fonds perdus et de marques de coupe. > Convient à tout document devant être imprimé sous presse ou numériquement.	> Aucun fond perdu ni marque de coupe. > Convient à des documents à imprimer sur une imprimante de bureau.
Avantages	> Conception graphique recherchée. > Document prêt à l’impression et à la publication sur le Web.	> Convient à des documents à imprimer sur une imprimante de bureau. > Vous pouvez intervenir dans le document.
Inconvénients	Vous ne pouvez pas intervenir dans le document à moins d’avoir le logiciel et de le maîtriser.	> Conception graphique limitée. > Aucun contrôle sur la qualité de l’impression.

Si vous avez des interrogations au sujet du logiciel qui correspondrait le mieux pour la réalisation de la mise en pages définitive de votre document, n’hésitez pas à communiquer avec nous dès le début de votre projet. Notre grande expérience dans la réalisation de documents, tant dans les logiciels professionnels d’édition que dans le logiciel Word, nous permettra de vous conseiller judicieusement.

 

L’art de la mise en pages à votre service!

La préparation de l’information contenue dans votre document vous a demandé beaucoup d’énergie, de temps et de recherche. Pour cette raison, il est important que votre contenu soit présenté sous son meilleur jour. Un document bien structuré avec une mise en pages attrayante rendra justice à tout votre travail.

N’hésitez surtout pas à interagir avec nous en posant vos questions sous forme de commentaires au bas de cet article, ou en communiquant avec nous au 418 822-1105. Nous vous répondrons avec plaisir!